會(huì)議場(chǎng)地布置常見(jiàn)涉及要素有：
1、會(huì)議材料。會(huì)議材料有二種發(fā)放辦法：
一是提前發(fā)放。一般通過(guò)交換、專門取件、郵寄等方式送達(dá)。提前送達(dá)的好處是使與會(huì)者提前進(jìn)入會(huì)議情況，熟悉會(huì)議要討論的內(nèi)容，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，對(duì)開(kāi)好高質(zhì)量的會(huì)議，有較好的保證。不足之處是，會(huì)議材料如果在開(kāi)會(huì)前這個(gè)空檔期發(fā)放了，期間要將會(huì)議材料再做修改就比較困難了，因?yàn)椴牧弦呀?jīng)發(fā)下去了。另外，與會(huì)者，往往會(huì)忘記攜帶會(huì)議材料前來(lái)開(kāi)會(huì)，到了會(huì)場(chǎng)，可能他還會(huì)重新要一份會(huì)議材料，會(huì)造成不必要的浪費(fèi)，如果沒(méi)有準(zhǔn)備足夠多余的材料，又會(huì)造成部分沒(méi)帶材料的沒(méi)有開(kāi)會(huì)的材料。
二是現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放。這種情況目前使用為普遍。在每個(gè)與會(huì)人員會(huì)議桌上位置都放上一套會(huì)議材料。有時(shí)根據(jù)需要也可以在會(huì)場(chǎng)入口處進(jìn)行發(fā)放。
2、會(huì)議筆記本、便箋、筆等。配備這些，更顯周到用心的服務(wù)。現(xiàn)在公共場(chǎng)合已經(jīng)全面禁煙了，所以象煙灰缸之類就不建議擺放啦。否則，以為允許吸煙。茶水、礦泉水之類也是要有的。一些設(shè)施配備和功能比較齊全的會(huì)場(chǎng)，還有儲(chǔ)物、衣帽間等，可以存放手機(jī)、錢包、女士包包、衣服、帽子等物品，就更好。
3、會(huì)議桌、椅的選定和布局。組織中大型會(huì)議，桌子、椅子類型有：主席臺(tái)的桌、椅，臺(tái)下場(chǎng)內(nèi)其它與會(huì)者桌、椅，演講臺(tái)、簽到臺(tái)等都要考慮周全。有些與會(huì)人員隨機(jī)性較大的會(huì)議，比較難確定會(huì)議人數(shù)的，還要多備一些機(jī)動(dòng)的桌、椅，以備人員超出計(jì)劃時(shí)能派上用場(chǎng)。還有就是如果會(huì)場(chǎng)足夠大，如人數(shù)又不能提前確定的情況下，可以通過(guò)后排“拉線”分步開(kāi)放的形式解決。這樣可保證會(huì)議會(huì)場(chǎng)由于人數(shù)少座位多，坐得零散導(dǎo)致空蕩無(wú)序狀況。
4、會(huì)議配套設(shè)施。橫幅、標(biāo)語(yǔ)、指示（指引）牌、簽到表、座位表。音響設(shè)備、話筒、演示電腦、投影儀、LED大屏、音錄、錄像之類都要一一考慮進(jìn)去，不能有遺漏。
5、會(huì)議環(huán)境氛圍布置?？偟脑瓌t是，環(huán)境氛圍要根據(jù)會(huì)議的主題、內(nèi)容、性質(zhì)、人員的狀況等因素綜合考慮，營(yíng)造的風(fēng)格、調(diào)子要與會(huì)議的要求相一致。如政務(wù)會(huì)議，多講究莊重、嚴(yán)肅、大方、得體、簡(jiǎn)潔的會(huì)場(chǎng)風(fēng)格，你不能打造得溫馨、浪漫、濃烈、多彩的會(huì)場(chǎng)風(fēng)格，則不相協(xié)調(diào)，這是需要特別注意的。